Los geht’s – Erste Schritte im Azubi-Navigator

Eine Ausbildung will gut vorbereitet sein – der Vorteil: Ist einmal alles geplant, sparen Sie Zeit und können diese direkt in Ihre Azubis investieren. So ist das auch mit der Einrichtung des Azubi-Navigators. Sobald alle wichtigen Daten im System sind, funktioniert der Rest von ganz allein. Auf der To-do-Liste steht:

• Version und Lizenzen einrichten
• Berufe, Standorte und Gruppen anlegen
• Anwender*innen einpflegen und motivieren

Wie viele Azubis möchten Sie verwalten und welche Version ist die richtige für Sie?

Beim Azubi-Navigator zahlen Sie nur für Ihre Azubis – so können Sie beliebig viele Personalverantwortliche, die an der Ausbildung beteiligt sind mit zum System einladen.

Mit der Basis-Version verwalten Sie Ihre Azubis zentral und übersichtlich für alle. Das digitale Berichtsheft ermöglich den Azubis eine einfache Führung der Ausbildungsnachweise und erleichtert Ihnen und Ihren Kolleg*innen das Abzeichnen. Des Weiteren haben Sie den E-Learning Shop und die u-form Lernflats zur Verfügung.

In der Plus-Version kommt das Beurteilungssystem und die Aufgabenverwaltung dazu. Mit den Unterweisungen, geben Sie Ihren Azubis wichtige Informationen zur Ausbildung, einzelnen Abteilungen oder Arbeitssicherheit. In der Plus-Version erhalten Sie zudem Möglichkeiten zum Reporting und das Lerncenter wird um Lernpfade und die Watchlist erweitert.

Ab der Premium-Version können Sie die Versetzungsplanung nutzen. Des Weiteren finden Sie hier den Zeugnisgenerator sowie den Designer für Berichtshefte. Mit dieser Version können Sie mit den Regeln und Workflows all Ihre Prozesse automatisieren und Ihre Azubis und Kolleg*innen an Aufgaben erinnern.

Mit der Enterprise-Version haben Sie Ihr eigenes individuelles System mit Schnittstellen zu ausgewählten Fremdsystemen und eigenen Reportings aus dem Azubi-Navigator.

Informieren Sie sich hier über die Kosten der Versionen des Azubi-Navigators. Wenn Sie Hilfe bei der Entscheidung brauchen, erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot mit detaillierter Funktionsübersicht. Sie haben sich bereits entschieden? Hier erfahren Sie, wie Sie die passende Version direkt im System einstellen.

Berufe, Standorte, Gruppen

Die Berufe im Azubi-Navigator legen fest, was Ihrer Auszubildenden und Studierenden lernen sollen und was auf dem Weg dahin wichtig ist.

Als ausbildendes Unternehmen sind Sie dafür zuständig, Ihren Azubis all das Wissen zu vermitteln, was sie für eine erfolgreiche Ausbildung benötigen. Wer kann das vermitteln? Die einzelnen Abteilungen bei Ihnen vor Ort. Legen Sie Ihre Standorte und Abteilungen schon zu Beginn an – so wird die Planung gleich viel einfacher.

Sie haben eine große Azubi-Anzahl? Da kann man schnell den Überblick verlieren. Gruppen helfen Ihnen diese nach Blieben zu sortieren und zu filtern. Das erleichtert Ihnen später den Alltag z.B. bei der Versetzungsplanung und Automatisierungen.

Wie Sie Ihre Berufe, Standorte und Gruppen anlegen, lesen Sie hier.

Ihre Anwender*innen

Personalverantwortliche

Personalverantwortliche sind all Ihre Kolleg*innen, die für Ihre Azubis, die Vermittlung von bestimmten Inhalten oder auch die Verwaltung von (Azubi)daten und Vorlage zuständig sind.

Im Azubi-Navigator können Sie beliebig viele Personalverantwortliche einladen, um mit Ihnen die Ausbildung Ihrer Azubis zu betreuen – dafür reichen schon der Name und die E-Mail-Adresse. Jedoch ist noch einiges mehr möglich – persönliche Daten sowie Kontaktdaten, Sichtbarkeits- und Zugriffsrechte können Sie eintragen und festlegen . Genaueres dazu finden Sie hier.

Was Sie außerdem bei dem Login Ihrer Personalverantwortlichen beachten müssen finden Sie hier. Was Sie außerdem bei dem Login Ihrer Personalverantwortlichen beachten müssen finden Sie hier. Näheres zu den Login-Daten der Azubis können Sie hier nachlesen.

Auszubildende und Studierende

Im Azubi-Navigator erstellen Sie Steckbriefe für Ihre Azubis inklusive persönlicher Daten, Kontaktdaten sowie allen wichtigen Informationen zur Ausbildung.

Egal wie viele Azubis und Daten Sie ins System einpflegen möchten, es gibt für alles die ideale Lösung. Dank der manuellen Datenpflege können Sie sich mit jedem Azubi noch einmal individuell befassen. Genaueres dazu finden Sie hier.

Wenn Sie alle Daten bereits beisammen haben oder eine größere Anzahl an Azubis schnell einpflegen möchten, nutzen Sie die Import-Funktion. Wie Sie den Import vorbereiten und durchführen, wird Ihnen hier genau erklärt. Bei der Erstellung Ihrer Import-Datei unterstützen wir Sie gerne – kontaktieren Sie uns für individuelle Schulungs- und Unterstützungsangebote.

Sie setzen bereits Systeme für die Verwaltung Ihrer Azubis ein? Wir bieten verschiedene Schnittstellen, die es Ihnen ermöglichen Daten noch schneller in den Azubi-Navigator zu übertragen und mit anderen Systemen zu synchronisieren. Mehr dazu und wie das bei der Maniova AG lief finden Sie hier.

Ihre Anwender für den Azubi-Navigator motivieren

Nachdem Sie alles fleißig eingerichtet haben, frustriert es Sie alle überzeugen zu müssen, dass das neue System helfen wird? Bereits bei dem Gedanken an all die Fragen, die auf Sie zu kommen werden, würden Sie gerne den nächsten Flug an den Strand buchen?

Verständlich! Es ist immer eine Herausforderung Mitarbeiter*innen für neue Systeme zu begeistern – besonders dann, wenn Sie selbst keine direkten Berührungspunkte damit haben/keinen Bedarf sehen?

Hier einige Tipps von uns und Frau Nowka von HEAG:

Zeigen Sie den Anwender*innen nicht nur das System, sondern auch den Nutzen der einzelnen Funktionen für Ihren konkreten Arbeitsalltag.

Wir empfehlen Ihnen die Anwenderschulungen getrennt für Azubis und Personalverantwortliche durchzuführen. Nehmen Sie sich die Zeit Ihren Kolleg*innen die Vorteile vor Augen zu führen, die das System mit sich bringen und erklären Sie gerne auch, warum es für Sie eine Erleichterung im Alltag ist.

Starten Sie mit einer kleineren Testgruppe.

Besonders, wenn Sie viele Azubis und Personalverantwortliche zum System einladen möchten, kann es schnell hektisch werden. Suchen Sie sich eine ausgewählte Gruppe an Anwender aus, mit denen Sie vorerst einen Testdurchlauf starten. Ihre Kolleg*innen können Ihnen genaues Feedback geben, was sie brauchen und welche Verbesserungen sie sich wünschen würden. Der Bonus: Sie haben direkt am Start eine Gruppe an Experten, die Sie z.B. in ihren jeweiligen Einsatzorten unterstützen.

HEAG nutzt den Azubi-Navigator nun seit Ende 2019. Angefangen mit der Basis-Versionen sind Stück für Stück immer Funktionen und Anwender dazugekommen. Inzwischen arbeiten um die 25 Azubis und über 40 Personalverantwortliche bei HEAG mit dem Azubi-Navigator – von Berichtsheft über die Feedbacks bis zur Versetzungsplanung.

Frau Nowka hat die Erfahrung gemacht, dass besonders Azubis im kaufmännischen Bereich offener für neue Systeme sind, da sie mit der Arbeit am Bildschirm vertrauter sind. Die idealen Testpersonen sind, ihrer Meinung nach, neue Azubis oder auch neue Mitarbeiter. Gerade zu Beginn ist sowieso alles neu und die Azubis haben sich noch nicht daran gewöhnt z.B. ihr Berichtsheft in einem anderen System zu schreiben.

Es fällt Mitarbeiter*innen oft leichter sich das System von Kolleg*innen erklären zu lassen, die selbst Anwender*innen sind und die Abläufe in der Abteilung genau kennt. Bei HEAG starten gewisse Teilgruppen der Einsatzorte mit neuen Funktionen und lernen die genau kennen, bevor sie es dann den Kolleg*innen erläutern. Dadurch kriegt Frau Nowka einen direkten Report über mögliche Fehlerquellen und Unsicherheiten.

Nehmen Sie nicht alles auf Ihre Schultern.

Neben individuellen Schulungsangeboten, auch für Ihre Anwender*innen, stehen wir selbstverständlich gerne unterstützend zur Verfügung. Ein besonders beliebtes Konzept sind dabei wöchentliche Feedbacktermine, nachdem Sie mit dem Azubi-Navigator live gegangen sind.

Teilen Sie Ihren Kolleg*innen und Azubis außerdem mit, dass Sie sich mit Problemen und Fragen gerne direkt an uns wenden können. So müssen Sie nicht dauerhaft als Mittelsperson agieren. Besonders hilfreich kann das bei technischen Fragen sein – hier gerne direkt an unsere Hotline unter hotline@testsysteme.de verweisen.

Den Betriebsrat informieren

Der Betriebsrat möchte sicher gehen, dass sich das System, welches Sie ausgewählt haben für Ihr Unternehmen eignet und vor allem sicher gehen, dass alle Datenschutzrichtlinien eingehalten werden.

Wir unterstützen Sie gerne dabei Ihren Betriebsrat genauer über den Azubi-Navigator und besonders seine Anwendung in Ihrem Unternehmen zu sprechen. Unsere Datenschutzbeauftragten können dabei genaue Auskünfte über das Sicherheitsmanagement der u-form testsysteme und besonders des Azubi-Navigators geben.

Vereinbaren Sie gerne einen Termin mit uns und Ihrem Betriebsrat!

Lena Müller
Junior Produktmanagerin

0212 – 260498-35
lena.mueller@testsysteme.de