So nutzen Sie die 6 wichtigsten Leistungskennzahlen zur Optimierung Ihres Azubi-Recruitings

Lassen Sie Zahlen sprechen: KPI steht für Key Performance Indicator. Recruiting KPIs messen die Leistung von (Azubi)-Recruiting-Prozessen. Anhand dieser Kennzahlen erkennen Sie, ob Ihre Recruiting Maßnahmen erfolgreich sind oder wo es Optimierungsbedarf gibt. So lange die Azubi-Gewinnung kein Problem darstellt, geht es auch mit Bauchgefühl. Sobald Sie Ihre Stellen nur schwer oder gar nicht besetzen können, sollten Sie genauer hinschauen.

Es geht nicht darum, möglichst viele schöne Zahlen zu generieren, die dann doch keinen interessieren aber eine halbe Mannschaft beschäftigen. Recruiting KPIs helfen, die Herausforderungen von Prozessen besser zu verstehen und bieten eine gute Argumentationshilfe gegenüber Kollegen und der Geschäftsleitung.

Wenn Ihre Bewerbungsprozesse softwaregestützt sind, ist es meist leichter, an die passenden Zahlen zu kommen. Alternativ hilft Excel oder die cleveren Recruiting-Lösungen von u-form. Jetzt zu den wichtigsten KPIs:

Time to Hire: 
Zeitraum von der Ausschreibung bis zur Besetzung der Stelle

Wann haben Sie die Stellenausschreibung geschaltet (z. B. bei Jobbörsen, bei der Arbeitsagentur oder auf der eigenen Homepage)? Wann wurden die Ausbildungsverträge unterschrieben? Wieviel Zeit ist dazwischen vergangen?

Warum diese Kennzahl so wichtig ist? Schnelligkeit und Nettigkeit sind die Schlüsselfaktoren einer guten Candidate Experience. Sie sind die wichtigsten Faktoren, wenn es darum geht, Bewerberherzen zu gewinnen. Wer Bewerbende zu lange warten lässt, verliert den Kampf um die besten Talente.

Schauen Sie sich aber nicht nur die Gesamtdauer an, sondern auch die Dauer der einzelnen Prozessschritte. Wo verlieren Sie regelmäßig Zeit, welche Prozesse fressen viel Zeit und woran liegt das?

Channel Effectiveness:
Wie erfolgreich sind die von Ihnen gewählten Recruiting-Kanäle?

Über welche Kanäle haben Ihre Azubis Sie gefunden? Gibt es Kanäle, über die Sie zwar viele Bewerbungen erhalten, aber die „Richtigen“ sind nicht dabei? Gibt es Kanäle, die Sie eigentlich nicht im Blick hatten, über die mehr Azubis als erwartet gekommen sind (z.B. Empfehlungen)? Gibt es Kanäle, die laut den Azubi-Recruiting Trends gut funktionieren aber bei Ihnen nicht? Und gibt es Kanäle, in die Sie viel Zeit investieren, die aber keine Rückläufe bringen?

In meinen Augen eine der wichtigsten Kennzahlen, um Ihr Azubi-Recruiting zu optimieren. Deshalb gibt es von u-form auch eine ganz einfache Lösung, um an diese Zahl zu kommen: Mit wenig Aufwand lässt sich auf der Startseite der Online-Tests eine entsprechende Abfrage einbinden. So sehen Sie nicht nur, woher Ihre Bewerbenden kommen, sondern auch, woher die wirklich geeigneten Bewerber*innen kommen.

Hier direkt persönlich zur Optimierung  der Online-Tests beraten lassen.

Offer Acceptance Rate:
Wie hoch ist der prozentuale Anteil der Bewerbenden, die Ihr Ausbildungsangebot annehmen?

Auch hier lohnt es sich, die verschiedenen Phasen des Bewerbungsprozesses anzuschauen. Wie viele der Bewerbenden folgen Ihre Einladung zum (Online)-Test, zum Interview, zum Probearbeitstag und wie viele nehmen Ihr Ausbildungsplatzangebot wirklich an?

In Kombination mit anderen Zahlen kann diese Zahl wichtige Erkenntnisse liefern. Ist Ihre Kommunikation mit den Bewerbenden nicht zielgruppengerecht oder einfach nicht sympathisch? Ist Ihr Ausbildungsangebot weniger attraktiv als das der Mitbewerber? Oder brauchen Sie einfach zu lange?

Candidate Satisfaction:
Wie zufrieden sind Ihre Bewerbenden mit Ihrem Azubi-Recruiting?

Diese qualitative Zahl lässt sich nur ermitteln, indem Sie Ihre Bewerbenden fragen oder wenn Ihr Bewerbungsprozess auf KUNUNU oder Glassdoor bewertet wurde.

Nun neigen wir dazu, besonders dann Bewertungen abzugeben, wenn wir uns geärgert haben. Daher haben Bewertungsplattformen oft negative Tendenzen.

Umgekehrt würde die Frage direkt im Bewerbungsprozess das Ergebnis wahrscheinlich in die andere Richtung verzerren. Schließlich möchte der Bewerbende den Ausbildungsplatz bei Ihnen. Um trotzdem an diese wichtige Zahl zu kommen, könnten Sie zum Beispiel eine anonyme Abfrage unter Ihren Azubis starten.

Cost per Hire:
Wie effizient ist der finanzielle Aufwand für die Azubi-Recruiting-Prozesse?

Diese Kennzahl sagt aus, wie hoch die Kosten waren, um neue Azubis für Ihr Unternehmen zu gewinnen. Es macht Sinn, diese Kosten nicht nur gesamt gesehen zu betrachten, sondern für verschiedene Kanäle. Investieren Sie viel Geld in klassische Stellenanzeigen und bekommen doch nur wenige Bewerbungen? Oder investieren Sie viel Zeit (und damit auch Geld) in Ihren Social-Media Auftritt, aber es bewirbt sich keiner über Instagram?

Eine Kennzahl, die nicht ganz so einfach zu ermitteln ist, aber viel über die Effektivität Ihres Recruitings verrät.

Absprungrate
(auch Bounce-Rate genannt)

Kein offizieller HR-KPI aber in meinen Augen eine wichtige Zahl, wenn sich Bewerbende vor der Online-Bewerbung erst registrieren müssen. Bewerben sich all die, die sich auch registriert haben? Dann passt es. Weicht die Zahl der Registrierten allerdings deutlich von der Zahl der Bewerbenden ab, sollten Sie unbedingt Ihren Online-Prozess neugestalten.

Auch Google bewertet Karriereseiten besser, wenn die Bewerbung ohne Registrierung erfolgt (der sogenannte Direct Apply). Daher geht der Trend heute zur 60-Sekunden-Bewerbung ohne umständliche Registrierung.

Wie mit dem u-form E-Recruiting.
Mehr Informationen dazu gibt es hier.

Die folgenden Kennzahlen spielen eher im Fach- und Führungskräfte Recruiting eine Rolle und sind aufwändig zu ermitteln. Sie sind hier nur der Vollständigkeit halber erwähnt:

Cost of Vacancy – Was kostet es, die Stellen unbesetzt zu lassen?

Time of Vacancy – Wie lange bleibt eine Stelle unbesetzt?

Quality of Hire – Wie gut passt der Kandidat zum eigenen Unternehmen?

Wer sich diese Tipps lieber auditiv und visuell einprägt oder einfach ganz ausführlich erklärt bekommen möchte, wie man mit den KPIs Bewerberzahlen steigern kann, sollte unbedingt unsere Webinar-Aufzeichnung dazu ansehen . Hier geht es zum YouTube-Video.