Das digitale Berichtsheft und wie es Rossmann gemacht hat

Egal wie Sie Ihre Azubis Ausbildungsnachweise bzw. Berichtshefte schreiben lassen – ob per Formular, in Word, per App oder online – für viele bleibt es eine lästige Pflicht. Da ändern auch digitale Ausbildungsnachweise bzw. Berichtshefte nichts dran.

Was die Berichtsheft-Funktion im Azubi-Navigator ändern kann, ist den Aufwand für Sie, Ihre Ausbilder und Ausbildungsbeauftrage zu verringern und Ihre Azubi durch regemäßige Erinnerungen zum Schreiben anzuhalten.

In diesem Artikel erfahren Sie welche Schritte dazu beitragen und wie der Azubi-Navigator Rossmann dabei untertsützt hat.

Alle Vorteilte des digitalen Berichtshefts auf einen Blick

• rechtskonforme digitale Ausbildungsnachweise
• auch mobil ausfüllbar
• standardisierte Erinnerungsfunktionen für Azubis und Ausbildende
• praktische Inline-Kommentarfunktion für die Berichtsheftkorrektur durch Ausbildende
• Übernahme von Stundenplänen in Berichtsheft

Und ab der Premium-Version

• individuelles Berichtsheftdesign mit Logo
• Erinnerungen per E-Mail
• Automatisierung von Workflows und Prüfprozessen
• Integration der Prozesse in die Versetzungsplanung

Die Erinnerungsfunktion

„Berichtsheft schreiben ist wie Zähneputzen, lästig, aber wichtig“.

Dieser O-Ton eines Azubis aus der Studie „Azubi-Recruiting Trends“ gibt es treffend wieder. Das regelmäßige Schreiben ist lästig.

Gut, wenn man da Hilfe hat. Die Erinnerungs-Funktionen im Azubi-Navigator helfen sowohl den Azubis als auch denen, die Berichtshefte abzeichnen müssen, immer alles im Blick zu behalten. Neben den Standard-Benachrichtigungen zu Fälligkeit können ab der Premium-Version mit Hilfe von Regeln und Workflows automatisierte E-Mail-Erinnerungen eingerichtet werden.

Der automatisierte Abzeichnungsprozess

Im Azubi-Navigator bestimmen Sie, wer die Berichtshefte welcher Azubis wann kontrolliert und abzeichnet. Das besondere Extra: in Kombination mit der Versetzungsplanung schickt das System das Berichtsheft automatisch an die passenden Ansprechpartner*innen (Prüfteams) der entsprechenden Abteilungen.

Wie Sie Prüfteams einrichten, finden Sie hier.

Dank der Inline-Kommentar-Funktion kann der Verantwortliche dem Azubi Feedback geben, dass er sofort in seinem Berichtsheft umsetzen kann.

Der Azubi erfasst Im Berichtsheft seine betrieblichen Tätigkeiten und was er im Unterricht gelernt hat. Dabei kann er auf die Fächer seines Stundenplans zurückgreifen.

Hier erfahren Sie, wie genau der Abzeichnungsprozess abläuft.

So hat’s Rossmann gemacht

Nach nur wenigen Monaten voll digital durchgestartet: Im Frühjahr begonnen, hatte die Dirk Rossmann GmbH schon im Juni den größten Teil ihrer Ausbildungsprozesse digitalisiert und automatisiert.

Eine der Umsetzungen war das digitale Berichtsheft.

Zuerst wurde das bisherige Berichtsheft, mit Hilfe des Berichtsheftdesigners, in das System übertragen – inklusive Logo, Formatierung und des Monatsberichtes, den das u-form Team zusammen mit Rossmann neu entwickelt hat.

Im nächsten Schritt würde der Abzeichnungsprozess (Prüfprozess) definiert:

1. Prüfer: Ausbildungsbeauftrage der aktuellen Abteilung
2. Prüfer: Für den Beruf verantwortliche Ausbilder

Durch die automatische Erinnerungsfunktion werden zukünftig die Azubis an das Schreiben des Berichtshefts erinnert und das Prüfteam in der definierten Reihenfolge an die Kontrolle. Rossmann arbeitet mit Erinnerungen für überfällige, abgegebene und an den Azubi zur Korrektur zurückgeschickte Berichtshefte.

Die Dauer der Einrichtung hängt von der Anzahl Ihrer Azubis ab, besonders wichtig ist es jedoch zu wissen, was Sie erreichen und welche Prozesse Sie abbilden möchten.

Dabei helfen wir Ihnen gerne!

Berichtshefte und die IHK

Am Ende der Ausbildung bringt der Azubi das fertige Berichtsheft mit zur Prüfung.

Mit dem Azubi-Navigator lassen sich die Berichte ganze einfach mit nur einem Klick exportieren. Der Azubi kann die Datei anschließend auf einem Datenträger oder sogar ausgedruckt mit zur Abschlussprüfung bringen.

Alle Designs, die im Azubi-Navigator erstellt werden können, entsprechen den Rahmenbedingungen der IHK.

Ausführlichere Informationen finden Sie hier.

Lena Müller
Junior Produktmanagerin

0212 – 260498-35
lena.mueller@testsysteme.de