Best Practice: Azubi-Navigator im Einsatz bei BTC, Oldenburg
Die BTC AG ist mit ihren 1900 Mitarbeitenden eines der führenden IT-Consulting-Unternehmen in Deutschland und begeistert sich für Technik, Prozesse und Digitalisierung. Seit August 2020 nutzt BTC den Azubi-Navigator in der Premium-Version. Wir sprachen mit Ausbildungsleiterin Jennifer Oltmanns und Ausbilder David Beckert.
Frau Oltmanns, die BTC managt mit dem Azubi-Navigator die Ausbildung von aktuell 84 Azubis. Auch all jene, die in Kürze bei Ihnen starten, haben Sie bereits im System angelegt. Was ist Ihnen besonders wichtig beim Ausbildungsmanagement?
Jennifer Oltmanns: Wir bilden für den eigenen Bedarf aus, haben also ein großes Interesse daran, eine gute, fundierte Ausbildung zu bieten. Dafür brauchten wir ein Tool, das in Sachen Datenschutz sicher und zuverlässig ist und insbesondere eine automatische Einsatzplanung bietet. Ich erfuhr auf der Bildungsmesse didacta vom Azubi-Navigator. Als wir uns das Tool haben vorstellen lassen und dabei unter anderem auch gesehen haben, wie gut und einfach das gesamte Berichtsheftmonitoring funktioniert, war uns klar: Es gibt nichts auf dem Markt, was da rankommt.
Die ersten drei Monate, von August bis November, haben Sie ausschließlich der Implementierung und Datenpflege gewidmet. Wie lief das ab?
Jennifer Oltmanns: Erst mal muss ich sagen, dass das absolut easy gelaufen ist. Ja, wir sind ein IT-Unternehmen und sicher themenaffin, was ein solches Managementsystem angeht – aber wir in der Personalabteilung sind keine ITler. Wir haben uns vor allem Zeit genommen. Zum Beispiel dafür, die Daten der Azubis einzeln einzupflegen, obwohl der Azubi-Navigator ja auch einen automatischen Import bietet. Dadurch, dass verschiedene Ausbildungsbeauftragte die Auszubildenden in den jeweiligen Berufen angelegt haben, fiel es ihnen leicht, das gesamte System zu verstehen und zu erkennen, was wie zusammenhängt. Insgesamt haben wir Azubis in drei Ausbildungsberufen sowie Duale Studenten in drei verschiedenen Studiengängen.
Dann kam das Go live…
Jennifer Oltmanns: Da sind wir Schritt für Schritt vorgegangen. Wir haben vorher schon einen Tester*innenkreis aus Ausbildungsbeauftragen und Azubis freigeschaltet, die mit dem Azubi-Navigator arbeiten durften. Als wir die Mails mit der Info verschickt haben, dass es jetzt losgeht, waren wir schon aufgeregt. Insgesamt verlief das Go live unkompliziert, denn der Azubi-Navigator ist ja sehr selbsterklärend. Wir hatten wenig Rückfragen, und wenn, dann ging es meist um Kleinigkeiten, zum Beispiel bei den Automatisierungen. Unsere Mitarbeitenden haben schnell verstanden, welch große Erleichterung das Tool bietet. Unter anderem kann man auf einen Blick sehen, wann dieser und jener Azubi ins Büro kommt, wo er wann ist und so weiter. Inzwischen arbeiten, wenn man alle zusammenzählt, an unserem Standort in Oldenburg über 200 Menschen mit dem Azubi-Navigator.
David Beckert: Auch die digitalen Berichtshefte nutzen alle sehr gerne. Wir haben dafür immer zum Monatsende einen Erinnerungs-Automatismus eingestellt. Und unsere Prüfteams wissen jedes Mal genau: Das ist noch offen, dieses muss ich prüfen, jenes korrigieren. Insgesamt kommen die Berichtshefte sehr zügig und ihre Qualität ist schon beim Einreichen gut.
Sie haben sich auch intensiv damit befasst, das System zu individualisieren. Mit welchen Mitteln zum Beispiel?
David Beckert: Wir arbeiten mit Azubi-Paten, sprich ein Azubi aus dem zweiten oder dritten Jahrgang kümmert sich um jemanden, der gerade startet. Und das schon vor dem ersten Arbeitstag. Da geht es auch um Fragen zu Kleidung, Essen, Technik. Alle diese Paten haben wir im System eingepflegt. Wenn eine Auszubildende von drei auf zwei Jahren verkürzen will, managen wir alles, was dafür nötig ist, mit dem Azubi-Navigator. Die Ergebnisse von Zwischen- und Abschlussprüfung oder auch Studienarbeiten, die speziellen Infos zu Azubis mit Behinderungen, von denen wir auch einige haben, all das finden wir im System auf einen Blick, an einer zentralen Stelle. Wir nutzen es wie eine digitale Personalakte.
Geben Sie uns doch abschließend einmal ein Feedback zum Feedback.
Jennifer Oltmanns: Die Feedbackfunktion im Azubi-Navigator war mit ein Grund, warum wir diesen haben wollten. Nach jedem Azubi-Einsatz in einer Abteilung muss bei uns ein Feedbackbogen ausgefüllt werden, daher haben wir den gesamten Prozess automatisiert und auch mehrfach optimiert. Das läuft aktuell so: Die Azubis geben vor dem Abteilungswechsel ein Feedback zu ihrer eigenen Leistung ab, der Azubibeauftragte auch. Dies ist die Gesprächsgrundlage. Abschließend geben die Azubis noch ein allgemeines Abteilungsfeedback ab. Unseren bisherigen Fragebogen haben wir dank des Azubi-Navigators komplett abgelöst. Wir nutzen die integrierten Feedbackbögen mittlerweile auch für Umfragen oder Gespräche am Ende der Probezeit.
David Beckert: Das Schöne ist auch hier wieder, dass alle Informationen an einem Ort zu finden sind. Basierend auf den Feedbackbögen sowie den Noten aus der Berufsschule, die unsere Azubis ebenfalls im Azubi-Navigator eintragen sollen, wird dann das Zeugnis erstellt.
Frau Oltmanns, Herr Beckert: Wir danken für das Gespräch!
