Azubi-Navigator Praxischeck: Einsatz bei Procar Automobile

Julia Behler ist Ausbildungsleiterin bei Procar Automobile und mittlerweile für rund 90 kaufmännische Auszubildende verantwortlich. Im nachfolgenden Interview berichtet sie von ihren ersten Erfahrungen mit dem u-form Azubi-Navigator:

Frau Behler, Sie haben sich für den Azubi-Navigator entschieden und direkt sämtliche Module übernommen. Auch alle Daten Ihrer Auszubildenden wurden direkt vom Start weg importiert. Warum setzen Sie von Beginn an auf diese große Lösung?

Julia Behler: Seit wir bei Procar Automobile vor zehn Jahren mit der zentralen Ausbildung angefangen haben, sind wir sehr stark gewachsen. Als ich 2005 bei Procar angefangen habe, hatten wir zwei Betriebe, heute sind es 21 und natürlich auch entsprechend viele Auszubildende, insgesamt 230 in sechs Berufen. Es ist also herausfordernd, diese ganzen Ausbildungsgänge alle im Blick zu halten und die Azubis zu managen. So habe ich zum Beispiel bis zuletzt jeden Monat stapelweise Berichtshefte bekommen. Sind die alle vollständig? Und pünktlich eingereicht worden? Das alles im Blick zu behalten war irgendwann nicht mehr leistbar. Wir brauchten hier eine Lösung. Und zwar eine digitale, mit der die Azubis ihre Berichtshefte auch jederzeit von unterwegs machen können. Das ist besonders dann wichtig, wenn sie im Blockunterricht sind. Ein weiterer Punkt ist die Versetzungsplanung. Das habe ich früher mit einer Excel-Tabelle gemacht, die dann immer rumgeschickt wurde. Aufwendig, unübersichtlich und eine Vielzahl an Mails. All diese Probleme löst nun der Azubi-Navigator von u-form.

Warum fiel die Wahl außerdem auf u-form?

Julia Behler: Wir sind hier langjähriger Kunde, da wir seit vielen Jahren die Berufsanfängertests nutzen, und wir wollten wieder mit einem lokalen Anbieter zusammenarbeiten. Der Azubi-Navigator hat uns überzeugt – da fiel uns die Wahl nicht schwer.

Wie führen Sie das neue System jetzt ein?

Julia Behler: So etwas geht nur Schritt für Schritt. Angefangen habe ich mit den digitalen Berichtsheften und den Lernvideos, die bei uns ein gedrucktes Magazin ersetzt haben, welches früher im Einsatz war. Als Nächstes werden wir dann die Versetzungsplanung einführen. Für mich selbst ist das alles ja auch neu, daher ist es mir wichtig, dass ich mich mit den einzelnen Funktionen des Azubi-Navigators bestens auskenne und dann bei Fragen helfen kann.

Mussten Sie im Unternehmen viel Überzeugungsarbeit für das neue System leisten?

Julia Behler: Solche Investitionen entscheiden wir natürlich nicht zwischen Tür und Angel. Hier haben wir ausführlich Kosten und Nutzen abgewogen. Nach der Entscheidung kommt es darauf an, einfach zu starten. Nachjustieren kann man immer. Wir haben zum Glück flache Hierarchien und wir haben verstanden, dass der Azubi-Navigator für unser Azubi-Management absolut Sinn macht. Allein die Arbeitszeit, die wir von nun an sparen und sinnvoller nutzen können, rechtfertigt die Investition sehr schnell.

Für die Azubis haben Sie nach der Implementierung die ersten Web-Schulungen mit unserer Projektleiterin Christiane Eberhardt veranstaltet. Wie lief das ab?

Julia Behler: Bei der ersten Schulung waren 80 Prozent der Azubis dabei, was ich sehr gut fand. Sie hatten nach der Einführung die Möglichkeit per Chat ihre Fragen zu stellen, später habe ich dann stichprobenartig abgefragt, ob das System verstanden wurde. Und die einhellige Meinung war, dass es super verständlich vermittelt worden ist. Dass nicht alle neuen, digital bearbeiteten Berichtshefte auf Anhieb perfekt sind, ist mir klar, aber das wird sich Stück für Stück immer weiter verbessern. Ich erwarte nicht, dass das von Anfang an alles hundertprozentig rund läuft.

Wie werden sich beim Thema Berichtsheft Ihre Arbeitsabläufe verändern?

Julia Behler: Unter anderem werden künftig die Ausbildungsverantwortlichen vor Ort Einsicht in die Berichtshefte haben und wir werden dann zentral den Eingang dokumentieren. Die Möglichkeit verschiedene Prüfteams für die Berichtshefte anzulegen, war übrigens ein weiteres Argument für den Azubi-Navigator.

Sprechen wir abschließend noch kurz über das Thema Feedback. Hier hilft das neue System Ihnen sicher auch weiter.

Julia Behler: Ja, absolut. Zumal es uns sehr wichtig ist, dass nicht nur die Ausbildungsbeauftragten die Azubis bewerten, sondern auch die Azubis die jeweilige Abteilung. Hier wollen wir System reinkriegen und dabei hilft uns natürlich die Feedbackfunktion des Azubi-Navigators ganz enorm, allein schon durch die Erinnerungsfunktion. Und da geht es nicht nur um Leistungskontrolle, sondern auch darum, herauszufinden, ob sich die Azubis in dieser und jener Abteilung wohl fühlen oder nicht. Denn die Auszubildenden haben ja immer den frischen Blick von außen und der ist für uns sehr wertvoll. Deshalb wollen wir diese Feedbackkultur forcieren und auch alle Beteiligten darüber informieren.

Frau Behler, wir danken Ihnen für das Gespräch!

Vorteile aus Azubi-Sicht:

So seh‘ ich das!
Felix Merkel absolviert bei Procar Automobile die Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement in der Unternehmenszentrale. Er ist im dritten Ausbildungsjahr und nutzt den Azubi-Navigator. Warum? Darum:

Weil ich damit flexibel bin.
Denn als Azubi habe ich die Möglichkeit von mehreren auch mobilen Endgeräten wie Smartphone, Tablet oder PC die verschiedensten Funktionen des Navigators zu nutzen. Ich muss also mein Berichtsheft nicht im Betrieb pflegen, sondern kann das auch bequem unterwegs oder von zu Hause aus machen.

Weil ich damit transparent arbeite.
Ich kann jederzeit genau und übersichtlich sehen, für welchen Monat ich das Berichtsheft bereits eingereicht habe und welcher Monat gerade noch von mir bearbeitet wird. Ich kann auch ständig einsehen, zu welchem Zeitpunkt ich in einer neuen Abteilung eingesetzt werde – und mich so darauf vorbereiten und zum Beispiel vorab schon einmal persönliche Unterlagen an den neuen Arbeitsplatz bringen.

Weil ich damit digital lerne.
Ein absoluter Mehrwert! Gerade auch zur Prüfungsvorbereitung, da es zu vielen verschiedenen Themen Lernmaterial gibt, welches ich beliebig oft abspielen, anhalten und wieder neu starten kann. Besonders in freien Momenten wie in der Pause oder während der Busfahrt nach Hause nutze ich das effektiv, um mich auf prüfungsrelevante Themen vorzubereiten.

Weil ich Dateien darin ablegen kann.
Zum Beispiel meine Schulzeugnisse, welche dann von meiner zuständigen Ausbilderin eingesehen werden können. Für ein Unternehmen mit vielen Auszubildenden ist allein diese Funktion sehr effizient und hilfreich.