Zeit sparen geht nur Schritt für Schritt: Jetzt das Berichtsheft digitalisieren!

Lena Müller, Expertin für den Azubi-Navigator bei u-form Testsysteme, erklärt im nachfolgenden Interview, worauf es beim Einrichten der Berichtsheftfunktion ankommt:

Was sind die Herausforderungen von Unternehmen beim Führen des Berichtshefts, das ja unter anderem Pflicht fürs Bestehen der IHK-Prüfung ist, und welche Lösungen bietet der Azubi-Navigator?

In vielen Unternehmen haben die Azubis ihre Berichtshefte bisher meist in Word geführt, ausgedruckt und jede Woche oder jeden Monat in einem immer dicker werdenden Ordner zur Durchsicht abgegeben. Die stapeln sich dann im Büro und oft ist nicht klar, wer wann was prüfen soll. Dadurch geht viel Zeit verloren. Der Azubi-Navigator spart diese Zeit, weil das Berichtsheft komplett digital geführt wird. Weil es viele praktische Funktionen gibt, ist es wichtig, dass sich Ausbilder*innen und Ausbildungsbeauftragte bei der Einrichtung die richtigen Fragen stellen.

Welche Fragen sind das zum Beispiel?

In welchem Rhythmus soll das Berichtsheft künftig geführt werden? Wer soll es prüfen und direkt online kommentieren können, welche Prüfteams lege ich also für welchen Azubi in welchem Beruf fest? Wer muss zwar informiert werden, dass der Nachweis geführt wurde, ihn aber nicht selber kontrollieren? Dies und einiges mehr lässt sich bei der Einrichtung festlegen, sodass auf Dauer zeitsparend und fokussiert gearbeitet werden kann. Diese Grundfunktionen können die Kunden übrigens in der Regel selbstständig einstellen, auch anhand unserer umfangreichen Doku. Wir stehen bei Fragen natürlich zur Verfügung und beraten insbesondere dann, wenn es um weitere Funktionen geht. So lässt sich das Berichtsheft zum Beispiel ans jeweilige Firmendesign anpassen. Besonders wertvoll ist die Anbindung an die Versetzungsplanung und das Einrichten von Regeln und Workflows. Hiermit lässt sich das gesamte Berichtsheft-Management sehr gut automatisieren.

Wie kann das in der Praxis aussehen?

Nehmen wir eine Industriekauffrau, die monatlich ihr Berichtsheft führt. Das für November hat sie noch nicht abgegeben, es ist drei Tage überfällig. Bei der Einrichtung habe ich folgende Regel festgelegt: Wenn drei Tage überfällig, Erinnerungsmail verschicken. Und zwar an das Prüfteam, das zum Beispiel aus drei Ausbildungsbeauftragten besteht, und an die Auszubildende. Diese Mail geht am 3. Dezember raus. Die Auszubildende bekommt sie, bearbeitet sofort das Berichtsheft, schickt es per Klick ans Prüfteam, dieses kommentiert gewünschte Änderungen, die Auszubildende fügt sie ein, das Prüfteam gibt frei. All das geht digital, auch über mobile Geräte. Übrigens: Die Azubis können die Inhalte ihres Berichtshefts sogar übers Smartphone diktieren.

Ist dieses für den Monat letztlich abgegeben und final korrigiert, bekommt die Ausbilderin, die nicht zum Prüfteam gehört, aber monatlich über den Status des Berichtshefts informiert werden will, einmal eine Mail mit der Info „Berichtsheft Auszubildende Industriekauffrau November erledigt“. Kein Ausdruck, kein Sammeln von Ordnern, kein Vergessen von wichtigen Mitarbeitenden, die das Berichtsheft prüfen sollen. Dafür ein stringenter, reibungsloser Ablauf, weil ich diesen einmal angelegt habe.

Wenn ich mit der Grundfunktion beginnen und Features wie Workflows und Regeln später ergänzen möchte – geht das problemlos?

Absolut. Das System ist so dynamisch und modular aufgebaut, dass ich jederzeit Funktionen ergänzen kann. Auch das Design kann ich nachträglich anpassen, sämtliche bereits eingepflegten Daten bleiben erhalten. Regeln und Workflows können jederzeit ergänzt werden. Und am Ende der Ausbildung, wenn das Berichtsheft den IHK-Prüfer*innen vorgelegt werden muss, exportiert der Azubi einfach eine pdf- oder ZIP-Datei und nimmt sie auf einem Datenträger mit. Alle rechtlichen Rahmenbedingungen sind damit erfüllt.

Vielen Dank für die interessanten Details zum digitalen Berichtsheft, Frau Müller!